一、加強(qiáng)文檔的安全性

　　將重要的文檔進(jìn)行加密，并且設(shè)置用戶的訪問權(quán)限，其他外部人員均無法打開，只有獲取該權(quán)限的用戶才有資格打開文檔。同時(shí)，文檔加密軟件限制用戶的使用權(quán)限，很大程度上阻止了那些有意要篡改、拷貝其中內(nèi)容的人，提高文檔的安全性。

　　二、防止文檔丟失

　　文檔加密軟件的一大作用是為了防止丟失，因?yàn)榭赡艽嬖趩T工出差或離職時(shí)，將文檔有意或無意的刪除，造成文檔丟失的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致公司的業(yè)務(wù)和形象受到一定影響。如果想要有效避免這類事情的發(fā)生，可以選擇對文件進(jìn)行智能備份，保障了企業(yè)數(shù)據(jù)安全管理。

　　三、規(guī)范員工的操作行為

　　文檔加密軟件是在員工使用文檔時(shí)對其的操作行為進(jìn)行記錄，以便為后續(xù)的安全事件發(fā)生有據(jù)可循，防止員工工作失誤后，責(zé)任相互推諉的現(xiàn)象發(fā)生，能夠有效規(guī)范員工的操作行為，不做損害公司的事情。文檔加密之后只要有人在電腦上對文檔操作、登錄，都有詳細(xì)日志記錄下來。

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